Wenn der Kaffee am Montagvormittag schon knapp wird, liegt das selten an der Kaffeemaschine. Meist wurde die Menge zu optimistisch geschätzt. Dieses Bohnenverbrauch im Büro Beispiel zeigt dir, wie du den Bedarf deines Teams realistisch berechnest - damit Espresso, Café Crème und Cappuccino jederzeit verfügbar sind, ohne dass sich zu viele Packungen im Lager stapeln.
Bohnenverbrauch im Büro berechnen: Die einfache Formel
Für eine erste Planung brauchst du nur drei Werte: die Anzahl der Personen, die durchschnittliche Zahl der Kaffees pro Person und Arbeitstag sowie den Bohnenverbrauch pro Getränk. Die Rechnung lautet:
Mitarbeitende × Tassen pro Tag × Arbeitstage × Gramm pro Tasse = Bohnenbedarf in Gramm
Für einen Espresso rechnest du üblicherweise mit 7 bis 9 Gramm Bohnen. Bei einem Vollautomaten liegt die Standardeinstellung oft bei rund 8 Gramm. Ein Café Crème oder ein grosser Kaffee benötigt je nach Maschine und gewünschter Stärke häufig 9 bis 12 Gramm. Entscheidend ist also nicht nur, wie viele Leute im Büro arbeiten, sondern auch, was sie tatsächlich trinken.
Als praxistauglicher Richtwert eignen sich 8 Gramm pro Bezug, wenn im Team vor allem Espresso, Lungo und Café Crème aus dem Vollautomaten getrunken werden. Bei sehr kräftiger Einstellung oder vielen grossen Getränken planst du besser mit 9 bis 10 Gramm.
Bohnenverbrauch im Büro Beispiel für ein Team mit 10 Personen
Nehmen wir ein Büro mit zehn Mitarbeitenden. Im Schnitt trinkt jede Person zwei Kaffees pro Arbeitstag. Das Team arbeitet an 22 Tagen im Monat, und die Maschine ist auf 8 Gramm Bohnen pro Bezug eingestellt.
10 Personen × 2 Tassen × 22 Arbeitstage × 8 Gramm ergeben 3520 Gramm. Das Büro braucht also rund 3,5 Kilogramm Kaffeebohnen pro Monat.
In der Realität lohnt es sich, nicht genau 3,5 Kilogramm zu bestellen. Besuchende, Sitzungen, ein zusätzlicher Nachmittagkaffee oder einzelne Vieltrinker verändern den Bedarf schnell. Mit einer Reserve von 15 bis 20 Prozent wird aus der Rechnung eine sinnvolle Monatsbestellung von 4 bis 4,5 Kilogramm. Bei 1-kg-Packungen wären fünf Packungen ein entspannter Vorrat.
Das ist besonders praktisch, wenn die Bohnen nicht nur für die tägliche Runde am Arbeitsplatz gedacht sind, sondern auch für Kundentermine und Besprechungen. Ein leerer Bohnenbehälter kurz vor dem Meeting hinterlässt keinen guten Eindruck.
Was kostet das pro Monat?
Die Kosten hängen von Marke, Sorte und Packungsgrösse ab. Rechne bei einem attraktiven Kilopreis von beispielsweise 18 bis 24 CHF für fünf Kilogramm mit rund 90 bis 120 CHF pro Monat. Das entspricht bei 440 Bezügen im Beispiel etwa 20 bis 27 Rappen pro Kaffee - noch ohne Milch.
Gerade im Büro zeigt sich der Vorteil von ganzen Bohnen: Der Kaffee bleibt aromatisch, die Auswahl ist gross und der Preis pro Tasse ist deutlich planbarer als bei vielen Einzelportionen. Wer regelmässig bestellt, kann mit grösseren Packungsmengen, Sets oder einem Kaffee-Abo zusätzlich besser kalkulieren.
Drei typische Bürogrössen im Vergleich
Ein kleines Team mit fünf Personen, zwei Tassen pro Tag und 21 Arbeitstagen verbraucht bei 8 Gramm pro Tasse etwa 1,7 Kilogramm monatlich. Mit Reserve sind 2 bis 2,5 Kilogramm passend.
Bei 15 Personen und durchschnittlich 2,5 Tassen pro Tag kommen bei 22 Arbeitstagen bereits 6,6 Kilogramm zusammen. Hier sind acht Kilogramm pro Monat ein realistischer Bestellwert, sofern auch Besuche oder Sitzungen stattfinden.
Ein Büro mit 30 Personen und drei Tassen täglich braucht bei derselben Rechnung fast 16 Kilogramm im Monat. In dieser Grösse sollte der Verbrauch nicht geschätzt, sondern regelmässig dokumentiert werden. Schon eine kleine Abweichung bei der Tassenanzahl macht über den Monat mehrere Kilogramm aus.
Nicht jede Person trinkt gleich viel
Die Formel liefert eine solide Basis, aber sie ersetzt keine Beobachtung. In manchen Büros trinkt die Hälfte des Teams nur am Morgen einen Kaffee, während wenige Kolleginnen und Kollegen vier oder fünf Bezüge pro Tag machen. Auch die Arbeitsform spielt mit: An Tagen mit viel Homeoffice sinkt der Verbrauch, während Präsenztage, Workshops und Weiterbildungstage ihn erhöhen.
Darum ist ein Durchschnitt von zwei Tassen pro Person ein guter Startwert, aber kein Gesetz. Wenn du neu planst, bestellst du im ersten Monat besser leicht grosszügig und notierst den tatsächlichen Verbrauch. Nach zwei bis drei Bestellungen kennst du den Rhythmus deines Teams wesentlich genauer.
Ein einfacher Ablauf genügt: Notiere das Datum, an dem ein neues Kilogramm geöffnet wird, und zähle die Arbeitstage bis zur nächsten Packung. So erkennst du, ob eure Maschine, eure Einstellungen und euer Team eher bei 1,5 oder bei drei Tassen pro Kopf liegen.
Die Bohnenmenge hängt auch von der Maschine ab
Ein Vollautomat dosiert meist gleichmässig, solange die Einstellungen nicht laufend verändert werden. Das macht die Planung einfach. Bei Siebträgermaschinen kann der Verbrauch stärker schwanken, weil unterschiedliche Personen unterschiedlich dosieren und weil beim Einstellen des Mahlgrads etwas Kaffee verloren geht.
Auch die Getränkeauswahl zählt. Ein doppelter Espresso braucht ungefähr die doppelte Kaffeemenge eines einfachen Espresso. Milchgetränke wie Cappuccino oder Latte Macchiato wirken zwar grösser, benötigen aber nicht automatisch mehr Bohnen - entscheidend ist, ob die Maschine dafür einen einfachen oder doppelten Bezug macht.
Wenn die Maschine eine Aromastärke erlaubt, prüfe die Einstellungen. Eine sehr hohe Stufe kann pro Tasse ein bis zwei Gramm mehr Bohnen verbrauchen. Bei 500 Bezügen im Monat sind das schnell ein zusätzliches Kilogramm. Mehr Bohnen bedeuten allerdings nicht automatisch besseren Kaffee. Die passende Sorte, ein sauberer Mahlgrad und eine korrekte Maschineinstellung bringen oft mehr als maximale Dosierung.
Welche Reserve ist sinnvoll?
Für kleine Büros reichen meist ein bis zwei ungeöffnete Kilogramm als Reserve. Grössere Teams sollten mindestens eine Woche Verbrauch auf Lager haben. Wer fünf Kilogramm monatlich braucht, ist mit ein bis zwei zusätzlichen Packungen gut abgesichert. Bei 15 Kilogramm im Monat darf die Reserve entsprechend grösser sein.
Zu viel Vorrat ist aber ebenfalls nicht ideal. Ganze Bohnen behalten ihre Qualität in der ungeöffneten Originalpackung gut, doch Kaffee sollte nicht unnötig lange liegen. Bestelle deshalb lieber regelmässig und passend zum echten Verbrauch, statt einen Jahresvorrat anzulegen. Nach dem Öffnen gehören die Bohnen in einen gut schliessenden Behälter, geschützt vor Wärme, Licht und Feuchtigkeit. Der Kühlschrank ist dafür keine gute Lösung, weil Feuchtigkeit und fremde Gerüche dem Aroma schaden können.
Die richtige Sorte fürs Büro auswählen
Im Büro muss Kaffee vielen Geschmäckern gefallen und zuverlässig funktionieren. Italienische Mischungen mit einem ausgewogenen Verhältnis aus Arabica und Robusta sind oft eine sichere Wahl: Sie liefern eine dichte Crema, genug Körper für Milchgetränke und einen kräftigen Charakter für Espresso.
Für Teams, die einen weichen Café Crème bevorzugen, passt eine mildere Röstung oder ein höherer Arabica-Anteil. Für den klassischen, intensiven italienischen Espresso darf der Robusta-Anteil höher sein. Wichtig ist auch die Maschine: Sehr ölige Bohnen sind nicht für jeden Vollautomaten ideal. Eine passend geröstete, hochwertige Bohne unterstützt Geschmack und Maschinenpflege gleichermassen.
Wenn im Team unterschiedliche Vorlieben aufeinandertreffen, muss es nicht zwingend eine einzige Sorte sein. Eine Hauptsorte für den Alltag und eine kleinere Packung entkoffeinierter Bohnen sind oft die unkomplizierteste Lösung. Bei grösseren Mengen oder einer individuellen Zusammenstellung hilft eine persönliche Anfrage weiter.
Nachbestellungen ohne Hektik organisieren
Lege einen klaren Nachbestellpunkt fest. Bei einem Verbrauch von fünf Kilogramm pro Monat und zwei Kilogramm Reserve wird bestellt, sobald das zweite Reserve-Kilogramm angebrochen ist. So bleibt genug Zeit für die Lieferung, ohne dass du jede Woche Mengen prüfen musst.
Für regelmässige Bürobestellungen sind grössere Einheiten besonders sinnvoll. Bei Baristacoffeeshop kommt die Lieferung innerhalb der Schweiz in der Regel in 2-3 Arbeitstagen an, ab 70 CHF ist sie gratis. Wer seinen Monatsbedarf kennt, kann die Bestellung passend bündeln oder mit einem Abo wiederkehrend organisieren. Das spart Aufwand und reduziert die Gefahr, dass jemand im Büro spontan irgendeinen Ersatzkaffee kauft.
Ein guter Bürokaffee braucht keine komplizierte Beschaffung. Miss euren Verbrauch einmal sauber, plane eine kleine Reserve ein und passe die Menge nach den ersten Monaten an. Dann bleibt der Fokus dort, wo er hingehört: bei einer guten Tasse Kaffee zur richtigen Zeit.